校屬各單位：

    根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》(華水政【2014】160號(hào))的相關(guān)要求，2016年度文件材料歸檔工作即日起開(kāi)始。為做好學(xué)校2016年文件材料歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

   一、時(shí)間安排

2016年3月28日至2016年12月31日。具體時(shí)間要求按《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》(華水政【2014】160號(hào))，第三章第十二條：

1.   各職能部門(mén)檔案應(yīng)在2016年6月30日之前完成歸檔；

2.各教學(xué)科研單位檔案應(yīng)在2016年12月31日前完成歸檔；

3.科研類(lèi)檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)完成歸檔，基建類(lèi)檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔。

4.財(cái)會(huì)類(lèi)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)會(huì)部門(mén)保管1年，期滿(mǎn)后移交學(xué)校檔案館歸檔。

    二、歸檔要求

為了保證學(xué)校各類(lèi)文件材料的收集、歸檔工作順利進(jìn)行，請(qǐng)各單位檔案工作的負(fù)責(zé)人督促并支持本單位兼職檔案工作人員做好如下工作：

1．請(qǐng)組織本單位人員，認(rèn)真梳理本單位在2015年度各項(xiàng)工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價(jià)值的材料(包括2015年以前應(yīng)該歸檔沒(méi)有歸檔的)交本單位兼職檔案員。請(qǐng)組織兼職檔案員參照《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認(rèn)真收集文件材料。檔案工作負(fù)責(zé)人及兼職檔案工作人員有變動(dòng)的單位，請(qǐng)?zhí)顖?bào)更換人員信息及單位意見(jiàn)，加蓋單位公章后，一式兩份報(bào)送學(xué)校檔案館。同時(shí)認(rèn)真做好新、老兼職檔案員的交接和新任兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以便按時(shí)、保質(zhì)地完成2015年度材料的整理、移交工作。

2. 歸檔范圍為2015年1月1日至2015年12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、財(cái)會(huì)、產(chǎn)品生產(chǎn)與開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

    3.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過(guò)程中要逐件檢查，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng),不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料人為地分割開(kāi)或遺漏，并按時(shí)移交學(xué)校檔案館。確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復(fù)印件代替。歸檔的文件材料實(shí)行雙套制歸檔方法，即歸檔材料載體包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的電子文件材料（如照片、光盤(pán)、磁盤(pán)等），同一文件兩套載體一同歸檔。

    4.歸檔文件要打印《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚。在移交紙質(zhì)文件材料的同時(shí)需提供相應(yīng)的電子目錄和文件，并要求目錄、內(nèi)容、排列順序完全一致。文件材料移交時(shí)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門(mén)返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

各單位兼職檔案人員按照檔案館的相關(guān)要求，認(rèn)真做好本單位各類(lèi)文件材料的歸檔工作。對(duì)于歸檔中存在的疑難問(wèn)題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。

2016年文件材料歸檔工作結(jié)束后，學(xué)校檔案館要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)，將結(jié)果在全校公示。對(duì)該項(xiàng)工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予表彰，對(duì)工作不力沒(méi)有按要求完成本單位文件材料歸檔工作的單位和個(gè)人，提出限期整改或批評(píng)。按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定要求，對(duì)在2016年文件材料歸檔工作中工作不力，造成該單位歸檔不及時(shí)、不完整等嚴(yán)重影響的單位和個(gè)人，年終考核不得評(píng)優(yōu)。

本通知學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。

    聯(lián)系人：董延延、龐斌、劉璐

    聯(lián)系電話(huà)： 69127609

    E-mail:dag@ncwu.edu.cn

   特此通知

    附件：檔案歸檔整理流程.docx

                                      校長(zhǎng)辦公室檔案館

              2016年3月28日